勤怠管理にとって大事なことは、いかに効率化するかということです。少し前までは、勤怠管理は個人によるところが多かったのですが、これからはよりシステム化することによって、個人の比重を少なくしていくことが大切です。人が関わる範囲が大きいと、ある程度自由に操作できてしまう恐れがあります。以前から残業について問題となっています。
国から定められた規定の残業時間を超えると、その企業には行政指導が入ります。改善されない場合は、厳しく管理される場合もあります。そのため、企業として個人の残業時間はここまでと決められているものの、そこを超えそうになると、退勤時間をごまかして残業時間を実際よりも少なくみせたり、また、管理職が指示して社員に残業をごまかさせる不正をするなど、システム化していないために弊害が多くありました。しかし、こういったことはシステム化することによって、なくすことができます。
システム化すると、社員全員の出勤時間と退勤時間をタイムカードをきることによって管理することになります。つまり、時間のごまかしができなくなるのです。また、これは勤怠管理を行う総務部門にとっても大きなメリットがあります。紙での管理だと、総務部門での集計が必要になってきますが、システム管理だと、面倒な計算は自動でしてくれますので、不必要な仕事を減らすことができます。
つまり、総務部門の人件費を大きく減らすことができるというメリットもあるのです。