勤怠管理とは、出退勤時間を管理することで、1日の労働時間や残業時間、休暇の取得などの管理を行うことをいいます。また、通常出勤や有給や代休などの勤務、休暇日数も管理され、就業規則で定められた内容になっているかをきちんと把握しておく必要があります。昨今、企業の労務管理に求められている適正な労働時間管理には、正確な時刻管理が欠かすことができません。労働時間では、始業時刻と終業時刻があって、はじめて計算が行えることになりますが、従来のタイムカードでは、不正打刻などの問題もありますから、勤怠管理システムを導入する企業が増えてきています。
タイムカードを使用した場合、毎月の給与計算には、膨大な手間と時間がかかっていました。また、手動で計算をするため、ミスが起こる可能性も高く、効率が悪い方法でしたが、勤怠管理システムの場合には、指紋認証などによって不正打刻を防止することができ、自動的に集計を行いますから、ミスもおきません。毎月、給与計算をしていた人材を、本来の業務に就かせることができますから、業務効率化もはかることができ、メリットが大きいといえます。また、平成18年からは、過重労働の健康障害防止の側面での、時間管理の要求も加わったことで、労働者すべての時間の管理が必要となってきました。
こういった、労働時間の管理は、勤怠管理システムによって、労働時間の実体に沿った管理を行うことができます。労働者本人がパソコンで自分の労働時間の確認ができるのも、特徴です。