勤怠管理システムを導入することにためらっている企業の多くは、コストを心配してのことです。しかし、多くの場合、コストは削減できます。なぜなら、タイムカードによる管理では、経理の人が最低2名で集計をしていますので、人件費がかかります。ケースバイケースですが、人件費と勤怠管理システムにかかるコストを比較した場合、後者のほうが安くなるということも多いでしょう。
さらに、人間の手による集計では、ミスが出ることもあります。勤怠管理システムなら、コンピューターが一瞬で計算結果を出してくれるので、ミスはありません。また、労働者が働きすぎていないか、仕事が終わっても会社に残って時間をつぶしていないか、出勤時間と退勤時間がおかしい人はいないかといったことも、簡単に調べられます。企業にとってリスクがあるのが、残業代の未払い請求です。
残業代の未払い請求では企業側が悪であるという風潮がありますが、中には労働者が不正をしているケースもあります。仕事が終わった後で、会社に残って時間をつぶしていて、残業をしているかのように見せかけているケースなどです。そのような不正を防ぎやすいというのも、勤怠管理システムのメリットです。紙のタイムカードは3年間保存する義務がありますが、データなら保存は容易です。
総合的に、メリットがあるのはどちらかで考えてみましょう。今後はタイムカードよりも勤怠管理システムのほうが主流になっていくものと予想されています。